Politique de confidentialité

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Lorsque vous utilisez notre site Web ou nos services, nous recueillons des renseignements permettant de vous identifier. Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et toute information recueillie est utilisée avec respect, dans le but de vous offrir un service personnalisé et une expérience en ligne optimisée.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») explique le type de renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous les traitons, vos droits à l’égard de ces renseignements, ainsi que la manière de communiquer avec nous si vous avez des questions ou des préoccupations.

Notre responsable de la protection des données (DPO) supervise la conformité en matière de protection des données et traite toutes les demandes liées à la vie privée afin d’assurer la transparence et la responsabilité dans la gestion de vos renseignements personnels. Pour exercer vos droits, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des données à l’adresse suivante : ian.matheson@exco2.com.

 

1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est toute information vous concernant qui peut être utilisée, seule ou combinée à d’autres données, pour vous identifier. Par exemple, votre identifiant en ligne ou votre adresse IP peuvent être considérés comme des renseignements personnels, car ils peuvent être associés à vous.

 

2. Quand la présente Politique de confidentialité s’applique-t-elle?

La présente Politique de confidentialité s’applique à notre site Web et à tous les services que nous vous fournissons (collectivement, les « Services »).

En visitant, en accédant ou en utilisant nos Services, vous consentez également au contenu de la présente Politique de confidentialité. Nous vous invitons donc à la lire attentivement. Si une partie de ces politiques ou pratiques ne vous convient pas, veuillez ne pas visiter, accéder ou utiliser nos Services.

Les Services peuvent contenir du matériel ou du contenu de tiers, notamment : des comptes de médias sociaux, des permissions de partage de contenu et des liens vers du contenu provenant d’autres sites Web tiers.

Dans certains cas, ces tiers peuvent traiter vos renseignements personnels. Ce traitement est soumis aux politiques de confidentialité respectives de ces tiers. Nous vous invitons à consulter leurs pratiques et leurs politiques :

Lire la politique de confidentialité de Google
Lire la politique de confidentialité de Dropbox
Lire la politique de confidentialité de Facebook
Lire la politique de confidentialité de DocuSign
Lire la politique de confidentialité de QuickBooks
Lire la politique de confidentialité de LinkedIn
Lire la politique de confidentialité de Mailchimp
Lire la politique de confidentialité de Klaviyo

 

3. Quand recueillons-nous des renseignements personnels à votre sujet?

Les situations suivantes peuvent nous amener à recueillir des renseignements personnels vous concernant :

– Lorsque vous vous abonnez volontairement à notre infolettre;
– Lorsque vous remplissez un formulaire contractuel sur notre site Web;
– Lorsque vous vous inscrivez à nos Services;
– Lorsque vous répondez à nos sondages et questionnaires;
– Lorsque vous interagissez avec nos pages de médias sociaux;
– Lorsque vous postulez un emploi au sein de notre organisation;
– Lorsque vous acceptez un témoin (cookie) sur votre appareil;
– Lorsque vous fournissez des informations accessibles au public;
– Lorsque vous interagissez avec nos représentants.

 

4. Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

Afin d’assurer la gestion de notre site Web, nous recueillons des renseignements généraux tels que le nombre de visiteurs, la date de votre dernière visite et les pages consultées.

Plus précisément, nous recueillons des renseignements tels que :
– données de profil de compte,
– données relatives à l’appareil,
– données de localisation,
– données de connexion,
– données d’activité de compte,
– données financières,
– données de communication,
– données liées aux médias sociaux.

Plus nous recueillons de renseignements personnels, plus nous sommes en mesure d’analyser votre utilisation de nos Services afin d’adapter nos activités marketing et nos Services à vos besoins.

Les données sont principalement utilisées pour fournir les Services demandés. Avec votre consentement, elles peuvent également être utilisées à des fins marketing supplémentaires. En consentant à cette utilisation, nous pouvons :

– personnaliser les services offerts;
– vous envoyer notre infolettre;
– gérer votre compte au sein de notre organisation;
– faciliter vos transactions;
– vous offrir du soutien;
– effectuer des recherches et des analyses;
– assurer la conformité légale et réglementaire applicable aux communications.

Une fois vos renseignements personnels recueillis, vous pouvez :

– accéder à des informations personnalisées et exactes sur demande;
– recevoir notre infolettre ou tout autre contenu avec votre consentement explicite;
– recevoir les produits et/ou Services demandés;
– recevoir des présentations de nouveaux produits et/ou Services, si vous y avez consenti.

Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis indirectement par l’entremise de témoins (cookies) et d’autres technologies. Veuillez consulter la section sur les témoins ci-dessous.

Soyez assuré que vos renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins décrites dans la présente section.

 

5. Où et pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont stockés dans nos systèmes infonuagiques, bases de données, systèmes de gestion documentaire, systèmes de gestion de contenu, plateformes CRM, serveurs de fichiers, solutions de stockage sécurisé et chiffré, systèmes de sauvegarde et de reprise, serveurs privés virtuels et solutions hybrides combinant stockage local et infonuagique, ainsi que dans certaines applications tierces utilisées par notre organisation.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et pas plus longtemps. Ils sont ensuite détruits de manière sécuritaire.

Toutefois, certaines obligations légales imposent des périodes de conservation spécifiques. Par exemple, les renseignements de facturation et de paiement (adresse de facturation, nom, etc.) sont conservés pendant sept (7) ans, conformément aux lois fiscales locales.

 

6. Comment assurons-nous la sécurité de vos renseignements personnels?

Afin de protéger l’intégrité de vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation, la divulgation ou la modification, nous mettons en place des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles.

Tous les employés ayant accès à vos renseignements reçoivent une formation annuelle en cybersécurité et en gestion des données.

Notre organisation est régie par des politiques internes telles qu’une politique de cybersécurité et de sensibilisation, une politique de sécurité de l’information, une politique des rôles et responsabilités en matière de sécurité de l’information, une politique de gestion des données et une politique de sécurité physique. Pour des raisons de sécurité, ces politiques ne sont pas rendues publiques.

Nous avons également acquis des logiciels conçus pour réduire les risques et les impacts liés aux atteintes à la protection des données. Nos collaborateurs et sous-traitants sont soumis aux mêmes exigences rigoureuses en matière de confidentialité.

 

7. Qui peut accéder à vos renseignements?

Vos renseignements personnels peuvent être accessibles uniquement par :

– nos employés autorisés;
– nos partenaires (mentionnés précédemment);
– des fournisseurs de services externes (services infonuagiques, solutions CRM, etc.) que vous avez dûment autorisés à traiter ces renseignements.

 

8. Quels sont vos droits?

Vous avez le droit de :

– savoir comment nous recueillons et traitons vos renseignements;
– accéder aux renseignements personnels que nous détenons;
– demander la suppression de vos renseignements;
– demander la correction ou la modification de vos renseignements;
– demander que vos renseignements ne soient plus traités et qu’ils soient effacés;
– contrôler le traitement de vos renseignements et en restreindre l’utilisation;
– demander l’arrêt du traitement de vos renseignements.

Ces droits sont toutefois soumis aux périodes de conservation mentionnées à la section 5.

 

9. Parlons des témoins (cookies)

Les témoins sont de petits fichiers téléchargés sur votre appareil lorsque vous consultez certains sites Web. Les informations qu’ils contiennent sont renvoyées au site lors de vos visites ultérieures.

Ils permettent au site de reconnaître les utilisateurs, de comprendre leur navigation et d’améliorer l’expérience en enregistrant certaines préférences.

Pour en savoir plus :
www.allaboutcookies.org
www.youronlinechoices.eu

Nous utilisons des témoins afin d’optimiser votre expérience de navigation. Ils sont installés lorsque vous donnez votre consentement, que vous pouvez retirer ou modifier en tout temps, sans frais.

Certains témoins sont essentiels au fonctionnement du site et ne peuvent être désactivés (témoins fonctionnels et de performance). Ils permettent notamment de vous reconnaître et d’améliorer l’accès au contenu. Sans témoins, certaines fonctions, comme revenir à une page précédente, ne fonctionneraient pas correctement.

 

10. Modifications

Étant donné l’évolution constante du monde numérique, nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité. Toute mise à jour sera publiée rapidement sur notre site Web et communiquée.

La présente version est en vigueur depuis le 20 septembre 2023.